Мета: Створення майданчика взаємодії та контролю між Керівником підприємства та Головним бухгалтером/Операційним директором/Керівником підрозділу.
- Підціль 1: Контроль за витрачанням коштів. Взаємодія CEO - CFO.
- Підціль 2: Контроль виконання обсягів виробництва. Взаємодія CEO - COO.
- Підціль 3: Процес узгодження документів.
Реалізація:
Етап 1. Створення акаунтів в Google для CEO, CFO, COO.
Етап 2: Реалізація підцілу 1
Створюємо таблицю в якій бухгалтер буде відображати фінансовий стан підприємства, що надійшли і передбачувані платежі, готівкові гроші в касі підприємства, і отримувати погодження на оплату,. Наприклад:
Картинка № 1
У ній маємо:
C2 - Залишок грошових коштів на початок місяця на розрахунковому рахунку в банку (безнал);
В3 - Готівка накопичена за грош1 у касі підприємства;
В4 - Готівка на початок дня в касі;
С5 - Та готівка яку здали в банк;
С6 - Сумарно за день оплачено через термінал;
А7: С11 - Надходження з безподатку;
D3:F11 - Заявлені/передбачувані платежі;
G3:G11 - CEO затверджує суму;
Н3: Н11 - Бухгалтер звітує про вироблені перекази;
I3:I11 - Інформативна колонка перевірки затвердженої витрати і виробленої. В ідеалі повинна бути по нулях.
Формули докладніше можете подивитися тут.
У «Налаштування доступу» відкриваємо доступ для Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. і Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. як редакторам.
Щоб захистити стовпчики G та К від редагування бухгалтером, клацніть ПКМ на будь-якій комірці в стовпчику G і вибираємо «Іменований і захищений діапазон», спарва в меню, що з'явиться, вказуємо назву діапазону і сам діапазон комірок, ставимо галочку «Захистити». Готово.
Картинка № 2
Відкриється вікно «Параметри спільного доступу - Захищений діапазон», в якому змінюємо рівень доступу для Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. з «Редактор» на «Може залишати коментарі». Готово. Туже процедуру виконуємо для стовпчика «Примітки Шефа». Зроблено!
Етап 3: Реалізація підцілу 2
См. «Етап 2». Принцип той же, тільки таблиці відповідно до спрямованості підприємства.
Етап 4: Реалізація підцілу 3
Створюємо папку в Google Docs, напрмер «Узгодження», виділяємо папку галочкою і клацаємо на «чоловічка з плюсом» розшаровуємо доступ для Шефа і для того хто буде для нього викладати документи і отримувати на них відповідь.
Картинка № 3
Все! Тепер процедура узгодження будь-яких документів у форматах підтримуваних Google Docs буде відбуватися наступним чином:
1) Будь-який файл у форматах: JPG'DOC'XLS'PDF (і ще які підтримуються Гуглом) може бути скинутий будь-яким учасником, якому відкрито доступ до теки. У назві файлу можна поставити дату та прізвище від кого документ.
2) Зі свого аккаунта Шеф заходить у розшаровану для нього папку «На узгодження» і клацає за викладеними для нього документами. Бачить це:
Картинка № 4
Щоб перейти до коментарів файлу (який є інструментом передачі думки по документу), клацніть «Відкрити» і вийдемо з режиму перегляду в режим редагування. Далі клацаємо по «Коментарі» і пишемо що необхідно.
Картинка № 5
Тіло коментаря відправитися повідомленням на поштову скриньку:
Для того що б тіло коментаря приходило на поштову скриньку співавторам, їм потрібно поставити необхідні галочки в «Налаштування сповіщень» (см Ріс. № 5)
Картинка № 6
Якщо сповістити потрібно всіх співавторів, то вибираємо «Файл» - «Відправити співавторам».
Ще одна корисна функція «Редагування» - «Коментар» - дозволяє виділити область на скані і відкоментувати її.
P.S. Цією системою користуємося з 2010 року, з невеликими змінами і доопрацюваннями. Крім того що вона безкоштовна, Google Docs має userfriendly-інтерфейс, що позитивно відбилося на інтеграції в роботу людей СРСР'овской закалки.
З мінусів хочу зазначити: 1) в останній рік таблиці стали гальмувати; 2) робота з iOS і Android девайсів в Google Docs кастрована.
У зв'язку з чим побажання до представників Гугла: 1) Включити повний функціонал ГуглДокса для мобільних пристроїв; 2) Запропонувати коробкове рішення щодо розгортання локального ГуглДокса на власних потужностях.
