Прекрасний сонячний ранок, ви прокинулися в чудовому настрої, йдете на роботу. Сьогодні у вас чергова нарада щодо статусу проекту, керівником якого ви є. Ви впевнені, що готові до наради?
Нижче ви знайдете кілька простих запитань, чесні відповіді на які допоможуть вам зрозуміти, чи все в порядку з управлінням у вашому проекті. Я щиро сподіваюся, що ці питання і рекомендації допоможуть початківцям керівникам не втрачати пильність і впевнено вести свої проекти до успіху.
1. Чи є у вас план реалізації проекту з деталізацією завдань хоча б до тижня?
План реалізації проекту, як мінімум, повинен містити графік виконання завдань з відповідальними за ці завдання виконавцями, а також оцінки вартості і тривалості всіх завдань. План повинен бути зрозумілий і узгоджений із замовником і всіма виконавцями плану.
2. Чи дотримуєтеся ви цього плану? Перевіряєте його актуальність хоча б раз на тиждень?
3. Чи знаєте ви всі завдання, які повинні бути виконані на цьому тижні? Наступного тижня?
4. Чи знаєте ви тих, хто повинен виконати завдання, заплановані хоча б на найближчі два тижні або відповідає за їх виконання?
5. У вас є імена і контакти всіх їх?
6. Чи є в проекті резерви, про які ви знаєте?
7. Чи знаєте ви, які ризики можуть вплинути на реалізацію проекту?
8. Чи є у вас план управління цими ризиками?
План управління ризиками, як мінімум повинен містити перелік ризиків, які ви вважаєте важливими для проекту, з оцінкою їх впливу на проект. По кожному ризику має бути опис пов'язаних з цими ризиками дій, які ви збираєтеся зробити. Дії можуть бути спрямовані на зниження ймовірності виникнення або ослаблення впливу на проект негативних ризиків або, навпаки, збільшення ймовірності виникнення та посилення впливу на проект позитивних ризиків. Цей план також повинен бути зрозумілий і узгоджений із замовником і всіма виконавцями плану.
9. Чи знаєте ви про проблеми, які виникли в проекті?
10. Чи знаєте ви, які із завдань проекту (хоча б ті, що повинні бути реалізовані в найближчі два тижні) будуть виконані вчасно, а які відстають? Чи знаєте ви причини їх відставання?
11. Чи запланували ви дії зі скорочення відставань і усунення проблем, про які ви знаєте? Чи реалізуєте ви ці заплановані дії?
12. Чи відстежуєте ви прогноз щодо терміну завершення проекту в цілому і його етапів?
Якщо ви не можете самому собі відповісти ствердно хоча б на половину цих питань, то можна з великою ймовірністю сказати, що ваш проект в кризі, в тому числі, через ваше неуправління ним.
Криза проекту - це втрата керованості ім.Якщо, відповівши на ці прості питання самому собі, ви розумієте, що починаєте втрачати управління - постарайтеся якомога швидше визначити причину або причини цього і прийміть заходи щодо усунення або зменшення впливу цих причин.
Зрозуміти, що ваш проект в кризі не так вже й складно, наведу кілька характерних ознак кризи в проекті.
1. Кількість невирішених проблем тільки збільшується по ходу проекту.
2. Ви не знаєте причин відставання в реалізації або збільшення вартості реалізації запланованих завдань.
3. На нарадах щодо статусу проекту ви говорите тільки про досягнення і приховуєте проблеми і ризики.
Управління проектами завжди пов'язане з управлінням невизначеністю, оскільки через реалізацію проекту ми хочемо досягти того, що раніше не досягали, отримати результат, який раніше не отримували або отримати його новим для нас способом. Тому, незважаючи на те, наскільки добре ви спланували ваш проект, при його реалізації завжди будуть виникати проблеми, про які ви не підозрювали при плануванні.
При цьому важливо розуміти відмінності між проблемами і ризиками. Ризики можуть вплинути на хід реалізації проекту, якщо вони траплятися. Проблеми - це те, що вже сталося і з чим потрібно працювати невідкладно.
Також важливо розуміти, що велика кількість проблем і ризиків сама по собі не говорить про кризу в проекті - чим більше проблем і ризиків у проекті, тим вище вимоги до кваліфікації менеджера проекту і команди проекту. Криза часто виникає в результаті несвоєчасного і неадекватного управління проектом, а також нестачі кваліфікації керівника та/або команди проекту.
Задавайте собі ці питання регулярно і будьте чесні самі з собою при відповідях. Якщо щось пішло не за планом, не відкладаючи в довгий ящик, намагайтеся якомога швидше з'ясувати причину або виявити проблему, а виявивши її - плануйте і займайтеся її вирішенням без зволікання. Не йдіть до тями, інформація про причини відхилення від плану, проблеми і плани щодо їх вирішення повинна бути відкритою, адже для вирішення деяких проблем вам буде потрібна «важка артилерія» в особі спонсора, куратора і замовника проекту.
Успіхів вам у ваших проектах!
Автор: Олег Тумасов, головний редактор журналу «Управління Проектами».
