На нашій сьогоднішній нараді ми обговоримо наші головні десять завдань першорядної важливості.
Я не впевнений, чому ми вирішили зібратися, але давайте все одно зустрінемося.
Вибачте, я запізнився, моя перша нарада затягнулася. Не могли б ви мені нагадати тему, яку ми обговорюємо?
Я чую подібне кожен день. (Знаю, що і ви теж.) Я чую ці фрази ТАК часто, що вже не звертаю увагу на те, наскільки все це неймовірно і іронічно. Тільки подумайте: як ви можете сфокусуватися на десяти головних завданнях першорядної важливості? Це ж найважливіше. Це те, що має бути зроблено в ПЕРШУ чергу. Як вам домогтися того, щоб ці десять завдань були вирішені?
Проте ми організовуємо збори, терпляче «засідаємо», слухаємо, страждаємо фігнею замість того, щоб фокусуватися на десяти головних питаннях. Ми з гріхом навпіл відкидаємо звалену на нас купу дурниці на зустрічі, яка не має ні чіткого плану, ні чіткої мети. На такі збори учасники, як правило, запізнюються або передчасно тікають. В результаті маємо жахливу неефективність.
Все це виглядає дивно, правда?
Тому, що ми не вибирали і не хотіли такого шляху розвитку нашого бізнесу, яким би він не був.
Культ ділових нарад, що поглинув наші підприємства, в корені зіпсований. І він руйнує вашу ефективність і прибутковість вашого бізнесу, прикладом чого може послужити недавнє зняття з посади Брайана Стоктона (Bryan Stockton), генерального директора компанії Mattel (це той виробник іграшок, який випускає всесвітньо відому ляльку Барбі), після ще однієї хвилі невдалих святкових продажів. Коли ж Стоктона запитали, що ж сталося, той відповів, що Mattel бракує інноваційного підходу, і виною всьому погана організація зборів.
Отже, перед ще одним тижнем, повною зустрічей і зборів, як вам визначити і виключити непотрібні заходи? І, в першу чергу, як перерости їх і уникнути появи непотрібних нарад у майбутньому?
Підрахуйте вартість кожного збору
Кожна нарада має цілком реальну вартість. Це годинна ставка кожної людини, присутньої на зборах. Припустимо, що погодинна ставка кожного, хто відвідує ваші щотижневі службові наради, становить десь у межах 100-300 доларів. Давайте виберемо золоту середину, 200 доларів, і помножимо цю суму на десять - кількість учасників зборів.
Ваші службові наради виходять вам у 2000 доларів щотижня. І тепер уявіть, що ви могли б інвестувати ці 2000 доларів у свій продукт або поліпшення послуг підприємства. Невже ви думаєте, що ця інвестиція не повернеться до вас хоча б у тому ж розмірі? І тепер, чому б вам не домовитися з самим собою, що кожні збори у вашій організації повинні як мінімум «відбивати» свою вартість, тобто вартість часу його учасників?
Підрахуйте вартість ваших зборів і виявіть із загального списку ті, які є збитковими або приносять занадто низький дохід.
Поставте собі запитання про особистісну та професійну цінність кожного зібрання
Якщо ви хочете виключити погані наради зі свого календаря, то насамперед поставте під сумнів особистісну і професійну цінність кожного вашого збору. Замість того, щоб автоматично приймати пропозицію наступної зустрічі, зупиніться і подумайте, чи поверне вона вам вкладені інвестиції.
- Чи допоможе ця нарада в досягненні ваших цілей?
- Як мета наради (якщо вона взагалі є!) перетинається зі стратегічними пріоритетами компанії?
- Який внесок ви можете зробити в цей збір?
- Чи помітить хтось вашу відсутність?
- Ця зустріч зарядить вас енергією або висмокче життєві сили?
- Чи буде ця нарада лише "переспівом" останніх п "яти зборів?
Перш за все, чи є відвідини цього збору на даний момент найкращим і найефективнішим використанням вашого часу? Кожен раз, коли ви погоджуєтеся на щось одне, ви відмовляєтеся від чогось іншого.
Не залишайте нічого на волю випадку - плануйте свої наради
Коли ви розглядаєте запуск нового продукту або послуги, ви ретельно досліджуєте ринок, проводите випробування і ретельно плануєте кожен етап від розробки до запуску. Ваші наради потребують такої ж уваги. Успіх будь-якої наради залежить від попереднього обмірковування і планування.
Для того, щоб збільшити ваші шанси на проведення ефективних і доцільних зібрань, подумайте над відповідями на наступні питання перед тим, як запланувати чергову нараду:
- Чому нам потрібно зустрічатися? Якщо ви не можете відповісти на це запитання, не переходьте до наступного. Вам не потрібно зустрічатися.
- Яка мета наради?
- Чого я хочу домогтися в результаті цієї зустрічі?
- Чи є інші шляхи досягнення того ж результату?
- Якщо зібрання важливе, то який формат зустрічі буде ідеальний для досягнення його цілей: особиста зустріч, віртуальні збори чи комбінація того й іншого?
- Кому потрібно бути присутнім на нараді?
- Яку інформацію мені потрібно отримати від присутніх?
- Що присутні повинні знати або завершити перед зустріччю, щоб нарада була продуктивною?
- Які мої сподівання щодо підготовки та внеску присутніх у збір? Як мені їх озвучити?
Якщо ви відповісте на всі ці питання і будете методично діяти відповідно до даних вами відповідей, це стане запорукою того, що ваше зібрання буде сфокусовано на його реальних цілях, і вони будуть досягнуті. Ви заощадите час і гроші.
Ставте під сумнів тривалість кожної наради
Як часто вам доводилося, йдучи з наради думати: «Ця зустріч вклалася б і в 10 хвилин» або навіть «Ми могли б закінчити збір ще годину тому»?
У якийсь момент всі ми перестаємо ретельно обмірковувати ідеальну тривалість кожної наради і стаємо жертвами обраних за замовчуванням функцій у наших календарях, відповідно до яких кожному зборам відводиться одна година незалежно від її цілей. Переступіть цю умовність. Почніть ставити під сумнів тривалість усіх нарад, які ви проводите (або на яких буваєте в ролі пасивного слухача).
Якщо ви проводите нараду, то ґрунтовно обміркуйте її цілі, результати, і формат, щоб розрахувати ідеальну тривалість зустрічі. Якщо ви проводите віртуальну зустріч у форматі телефонної розмови або відеоконференції, то будьте готові до того, що, можливо, вам не вдасться цілком заволодіти увагою ваших віддалених невидимих колег, зайнятих одночасно іншими завданнями.
А це означає, що зібрання довжиною від 45 до 60 хвилин гарантовано призводить до серйозного погіршення уваги і концентрації. Чим коротша віртуальна зустріч, тим краще.
Ваша мета - планування нарад якомога коротшими і разом з тим ефективними в плані концентрації уваги учасників. Подумайте про скорочення кожного збору на 15 хвилин. І не забувайте про закон Паркінсона - робота повинна займати весь відведений на неї час.
Що зараз ви можете зробити?
- Подивіться на ваш розклад на наступний тиждень і викресліть з нього як мінімум дві наради. Використовуйте цей час на обдумування або завершення роботи.
- Перед тим як погоджуватися йти на чергову нараду, запрошення на яку з'явилося у ваших вхідних повідомленнях, запитайте себе, чи допоможе це збір у досягненні ваших цілей, яким може бути ваш внесок, і чи не є зустріч «переспівом» останніх п'яти зборів.
- Скоротіть всі проведені вами наради на 15 хвилин.
Тільки зареєстровані користувачі можуть брати участь в опитуванні. Увійдіть, будь ласка.
Чи вважаєте ви регулярні наради, які проводяться у вашій компанії, продуктивними?
12.36% Так, однозначно 22
44.94% Далеко не завжди 80
35.96% Наради - це марна трата часу! 64
6.74% Працюю один, тому наради проводити немає з ким 12
Проголосували 178 користувачів. Утрималися 32 користувачі.
