У роботі веб-студії менеджер є одним з ключових осіб. Від його рішень і дій залежить велика частина успішного завершення проекту. Планування своєї роботи і завдань виконавців виходить для нього на перший план.
- 1. Порожній INBOX
- 2. Вимкніть сповіщення і skype
- 3. Якщо на завдання потрібно 2-3 хвилини - зробіть відразу
- 4. Плануйте завдання на день/тиждень
- 5. Правильно формулюйте завдання
- 6. Структуруйте план виконання завдань
- 7. Використовуйте чек-листи
- 8. Делегувати завдання
- 9. Виконуйте завдання згідно з планом
- 10. Стежте за чистотою: робоче місце, стільниця комп "ютера, вхідна електронна пошта
Ми сформулювали кілька тез, які рекомендуємо дотримуватися в нашій компанії для ефективного планування робочого часу.
Хочемо поділитися ними з вами:
1. Порожній INBOX
Створіть теку «Оброблені», якщо потрібно створити теку з назвою клієнтів або проектів. Всі прочитані листи переносьте у відповідні теки, щоб у вхідних було порожньо. Якщо лист вимагає відповіді і Ви можете відповісти відразу - зробіть це (пункт 3). Якщо лист вимагає часу на відповідь, то заплануйте час на нього (пункт 4) і так само перенесіть у відповідну теку. Відповідь чому так варто робити є у відео наприкінці посту.
На листи з новинними листуваннями, сповіщеннями налаштуйте автоматичну фільтрування у відповідні теки.
2. Вимкніть сповіщення і skype
Щоб не відволікатися кожен раз, коли ви зосереджені на виконанні завдань, просто відключіть повідомлення про нову пошту, про те хто прийшов і хто пішов у Skype.
3. Якщо на завдання потрібно 2-3 хвилини - зробіть відразу
Якщо завдання можна виконати за швидко - виконайте його відразу. Ви відповіли клієнту - і «м'ячик» на його боці, ви дали коментарі колезі, і він продовжив виконувати своє завдання, ви поставили завдання на виконання в план і забули про нього. Якщо на вирішення завдання потрібно більше часу, завдання слід додати до списку завдань (пункт 4).
4. Плануйте завдання на день/тиждень
Використовуйте інструменти планування: BITRIX24, keep.google.com або будь-які інші. Завдання на день/тиждень повинні бути сплановані таким чином, щоб не було прострочених завдань. Якщо завдання переноситься або з якихось причин не може бути виконане в строк, його слід перенести і змінити його термін виконання. Дана процедура вимагає систематичного виконання і вашого контролю для підтримки завдань в актуальному стані.
5. Правильно формулюйте завдання
Не треба писати «зробити все». Головне правило - завдання має відповідати на питання, що потрібно конкретно зробити. Неправильна постановка завдань: проблеми з сайтом, все погано, пограти зі шрифтами і т. п. Єдиний варіант, що якщо ви так називаєте завдання, то далі вона детально структурована (пункт 7).
6. Структуруйте план виконання завдань
Виробляйте щоденні/щотижневі огляди завдань виконавців. Переносьте завдання «на пізніше», якщо вони не є пріоритетними і не потребують термінового виконання, переносьте завдання «на сьогодні», якщо завдання потребують якнайшвидшого виконання, є пріоритетними.
7. Використовуйте чек-листи
За можливості в завданнях використовуйте чек-листи, розбиваючи завдання тим самим на більш дрібні підзадачі.
8. Делегувати завдання
Якщо завдання можна делегувати - делегуйте його! Тим самим ви вивільняєте час для вирішення інших своїх завдань.
9. Виконуйте завдання згідно з планом
Не розпорошуйтеся і не хапайтеся за все і відразу. Вирішили одну задачу, закрили її, приступайте до наступної.
10. Стежте за чистотою: робоче місце, стільниця комп "ютера, вхідна електронна пошта
Зайві документи навколо комп'ютера, грозді іконок документів, розкиданих по робочому столу монітора, сотні листів у пошті - створюють приємний творчий хаос, який ефективно знижує вашу ефективність.
Деякі з цих тез дуже добре пояснені на прикладах Максимом Дорофєєвим Cartmendum
- Джедайська техніка порожнього інбоксу: www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go&noredirect=1
- Ефективність неефективності: www.youtube.com/watch?v=XDF02KmgJFE
Будь ласка, доповнюйте цей список у коментарях.
Замість виводу: Будьте ефективні!
