Дозвольте правилам Outlook керувати вашою електронною поштою

У житті бувають ситуації, коли правила неприємні. Проте, коли мова заходить про такі додатки, як Outlook, правила можуть бути рятівниками, рятувальниками часу і усунувачами перешкод. Чи використовуєте ви Outlook 2016 на робочому столі або Outlook.com в Інтернеті, існують правила, що допомагають вам залишатися організованими.

Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Що таке правила?

Для Outlook правила - це інструменти, які можна використовувати для автоматичного переміщення та позначки електронних листів, а також для оповіщення про них. Після того, як ви налаштуєте правило, всі нові повідомлення, що надходять до вашої поштової скриньки, будуть оброблятися для вас згідно з будь-якими встановленими вами правилами.

Правила зазвичай використовуються для отриманих повідомлень, але ви також можете створювати їх для електронних листів, які надсилаються вами. Наприклад, ви можете отримати повідомлення про доставку та прочитання вашого листа або відкласти його доставку відправки за певний час.

Як можна використовувати правила?

Як у робочій, так і в особистій ситуації правила в Outlook можуть забезпечити ефективну організацію ваших повідомлень і тримати вас у курсі важливих подій. Ось кілька основних прикладів, до яких ви можете ставитися.

• Отримайте всі електронні листи від певного контакту, щоб отримати сповіщення на робочому столі.
• Пересуньте всі електронні листи з певним словом у рядку теми до певної теки.
• Вилучіть всі електронні листи з певним текстом у тілі повідомлення.

Правила можуть бути настільки докладними і просунутими, наскільки вам завгодно, тому що є досить багато варіантів. Ось декілька прикладів, коли ви можете визначити більше параметрів.

• Всі електронні листи від певного контакту з певним словом у рядку теми відтворюють звуковий сигнал користувача.
• Перемістіть всі електронні листи з долученнями в межах певного діапазону розмірів та діапазону дат до певної теки.
• Позначте всі електронні листи, де ви знаходитеся на лінії CC, які є запрошеннями на збори і позначені як важливі, позначені.

Як отримати доступ до правил?

Outlook 2016

Якщо ви використовуєте Outlook 2016 на своєму робочому столі, ви побачите Правила у верхній частині розділу «Переміщення», коли перейдете на вкладку «Головна».

Якщо у вас є відкрите повідомлення, ви побачите Правила вгорі, коли будете на вкладці Повідомлення. Якщо ви натиснете "Правила", у вас є швидкі параметри для повідомлення "Завжди пересувати електронні листи від цього відправника або надіслані спеціально вам, у певну теку. У вас також є можливість створити правило або керувати правилами і оповіщеннями.

Outlook.com

Якщо ви використовуєте Outlook.com у своєму переглядачі, клацніть піктограму шістки у верхньому правому куті і виберіть «Керування правилами». На наступному екрані ви побачите список активних правил.

Як можна додавати і створювати правила?

Outlook 2016

Тут починається справжнє чарівництво. Ви можете вибрати одну з дій швидкого правила, описаних вище, і пересилати повідомлення конкретному відправнику або тільки ті, які відправляються вам простим клацанням миші. Але якщо ви хочете отримати докладні відомості про свої правила, мати певні потреби або хочете краще організувати свою роботу, то Outlook безумовно вас охопить.

В Outlook 2016 виберіть Rules з меню верхнього, а потім Створити правило. Далі ви побачите спливаюче вікно, яке часто використовується умовами і діями правил. Ви можете обрати більше, ніж один прапорець, щоб звузити умови. Ви також можете вибрати декілька дій.

Коли ви закінчите, натисніть кнопку Гаразд. За допомогою діалогового вікна підтвердження ви зможете встановити позначку для запуску правил для повідомлень у поточній теці, що корисно для обробки більшої частини повідомлень, до яких застосовується правило. Ви також можете натиснути кнопку «Додаткові параметри» для отримання додаткових параметрів, які описані нижче.

Крім того, ви можете обрати Керування правилами і натиснути Нове правило. Виберіть тип правила, з якого ви хочете почати, зі списку, який можна редагувати на наступному екрані, і натисніть «Далі». Потім ви побачите Майстер правил, який буде показано в тому самому вікні, якщо ви оберете Додаткові параметри, згадані вище.

Ви будете використовувати позначки, щоб відзначити стільки умов, скільки хочете. Як кожен позначений, він буде відображатися в полі кроку 2 під ним. У цій області кроку 2 ви будете використовувати посилання для зазначення параметрів.

Наприклад, якщо ви вирішили застосувати правило, використовуючи певні слова в повідомленні, ви клацнете за певним словом, а потім введіть їх у наступному вікні. Натисніть кнопку «Додати», і всі слова або фрази, які ви бажаєте застосувати, з'являться в полі під ним. Натисніть кнопку Гаразд, і ці слова або фрази замінить слова, що стосуються певного терміну, на кроці 2.

Натисніть кнопку Далі і додайте дії, які слід застосовувати до вашого правила. Тут ви можете вибрати більше одного і налаштувати параметри у полі Крок 2, якщо це буде застосовано. Наприклад, якщо ви вирішили пересунути копію електронного листа до теки, клацніть на конкретній теці, щоб зробити свій вибір. Натисніть кнопку Гаразд, і елемент, вибраний у полі Крок 2.

Ви можете вибрати додаткові параметри для свого правила, натиснувши кнопку «Далі», а якщо все готове, просто натисніть «Готово». Будь ласка, надайте своєму правилу ім'я, якщо бажаєте запустити його в теці «Вхідні» і переконайтеся, що позначено цей пункт. Натисніть кнопку Готово, і все готово.

Outlook.com

На Outlook.com клацніть значок шістки, виберіть «Керування правилами» та натисніть кнопку «Створити». Ви будете використовувати ті ж типи умов і дій, які описані вище для настільної версії, але з більш обмеженими можливостями.

Спочатку виберіть умову зі спадного списку і введіть параметр поряд з ним. Потім виберіть дію і знову виберіть параметр.

Ви можете натиснути піктограму плюса, щоб додати умови і правила для більш надійної фільтрації. Якщо ви передумали або допустили помилку, просто натисніть піктограму смітника, щоб вилучити цей елемент. Коли ви закінчите, натисніть Створити правило.

Як правила можуть працювати для вас?

Для робітників та особистих листів правила можуть бути дуже зручними, і ось лише кілька прикладів.

Для роботи

• Нехай всі електронні листи від генерального директора відтворюють сигнал тривоги і відображають настільне оповіщення.
• Перемістіть всі електронні листи від вашої команди проекту до теки проекту, а електронні листи від певних членів команди мають бути переміщені до певних підпапок.
• Майте всі електронні листи, поки ви перебуваєте поза офісом, які мають вкладення в межах цього періоду, будуть позначені як наступні.

Для особистого

• Всі листи від вашого чоловіка позначені як важливі і роздруковані.
• Нехай усі листи зі словом «стипендія» у рядку теми або тілі повідомлення будуть надіслані вашим батькам.
• Пересунути всі електронні листи з певного магазину зі словом account у певну теку, а листи зі словом sale - видалити.

Як керуються правила?

Outlook 2016

У настільній версії Outlook виберіть пункт Правила у меню і виберіть пункт Керування Rule & Alerts. Це вікно покаже вам всі активні правила, які ви встановили. Ви можете створити нове правило або редагувати поточне, скопіювати або видалити правило і запустити всі правила в певній теці або в теці «Вхідні». Якщо ви оберете «Параметри», ви також можете легко експортувати або імпортувати свої правила.

Outlook.com

Якщо онлайн-версія Outlook, клацніть значок шістки згори, виберіть «Керування правилами», і ви побачите список всіх поточних правил. Потім ви можете сортувати, вилучати або редагувати їх.

Чи використовуєте ви правила Outlook?

Ви можете заощадити час при пошуку електронних листів, бути в курсі важливих повідомлень і зберегти свою поштову скриньку без перешкод з правилами Outlook. Як тільки ви починаєте створювати правила, це стає швидким і легким процесом і може заощадити ваш час, енергію і клопоти. дорогою.

Ви використовуєте правила? Якщо так, чи допомогли вони вам і як? Якщо ні, то чому ти не спробував їх? Будь ласка, не соромтеся поділитися своїми коментарями нижче!